Datenschutzerklärung

HELLO Party — helloparty.ch

Letzte Aktualisierung: 25.08.2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie HELLO Party (nachfolgend «wir», «uns») Ihre Personendaten erhebt, bearbeitet, bekanntgibt und schützt — in Übereinstimmung mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

HELLO Party Oleksandr Shaulskyi / Oryna Shaulska
Rietlistrasse 11, 8172 Niederglatt, Schweiz

UID: CHE-412.589.211 / UID: CHE-184.864.403 
E-Mail: info@helloparty.ch Website: https://helloparty.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

Identifikations- und Kontaktdaten Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Post- oder Rechnungsadresse.

Anlassdaten Datum, Zeit und Ort des Anlasses, gewähltes Programm, Anzahl Gäste, Alter der teilnehmenden Kinder sowie besondere Wünsche, die Sie uns mitteilen.

Daten über teilnehmende Kinder Vorname und Alter des Kindes bzw. der Kinder. Sofern Sie diese freiwillig angeben: Informationen zu Allergien, Ernährungsbedürfnissen oder anderen gesundheitsbezogenen Bedürfnissen. Solche Angaben gelten als besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG bzw. Art. 9 DSGVO und werden ausschliesslich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung bearbeitet (siehe Ziffer 7).

Kommunikationsdaten Inhalt Ihrer Korrespondenz mit uns per E-Mail, Telefon, WhatsApp, Online-Formular oder über soziale Netzwerke, einschliesslich Datum und Zeit der Kommunikation.

Zahlungs- und Rechnungsdaten Rechnungsangaben, Zahlungsreferenzen und Bestätigungen von Anzahlungen per TWINT oder Banküberweisung. Kreditkartennummern werden von uns nicht erhoben und nicht gespeichert.

Foto- und Videomaterial Fotografien und Videoaufnahmen, die an von uns durchgeführten Anlässen entstehen (siehe Ziffer 9).

Technische Daten IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf unsere Website.

Daten Dritter Wenn Sie uns Personendaten Dritter übermitteln — beispielsweise von teilnehmenden Kindern, anderen Eltern oder einer Kontaktperson der Location — bestätigen Sie, dass Sie zur Weitergabe dieser Daten berechtigt sind und die betroffenen Personen über diese Datenschutzerklärung informiert haben.

3. Zu welchen Zwecken wir Ihre Daten bearbeiten

• Beantwortung von Anfragen und Erstellung von Offerten
• Abschluss und Erfüllung des Vertrags über unsere Dienstleistungen
• Planung, Organisation und Durchführung von Anlässen
• Laufende Kommunikation mit Kundinnen und Kunden vor, während und nach einem Anlass
• Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Kinder an unseren Anlässen
• Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
• Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und administrativer Pflichten
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung unserer Website
• Marketing und Bewerbung unserer Dienstleistungen, einschliesslich der Veröffentlichung von Bildmaterial, sofern Sie eingewilligt haben
• Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

4. Rechtsgrundlagen

Nach Schweizer Datenschutzrecht bedarf die Bearbeitung von Personendaten grundsätzlich keiner besonderen Rechtsgrundlage, sofern sie rechtmässig, verhältnismässig und nach Treu und Glauben erfolgt und den Ihnen mitgeteilten Zwecken entspricht. Wo eine Einwilligung erforderlich ist — insbesondere bei besonders schützenswerten Personendaten, bei nicht notwendigen Cookies und bei der Veröffentlichung von Bildmaterial — holen wir diese separat und ausdrücklich ein.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf:

• Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a und, bei besonderen Datenkategorien, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
• Vertragserfüllung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Berechtigte Interessen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Empfänger und Datenbekanntgabe

Wir verkaufen, vermieten oder handeln Ihre Personendaten nicht. Die Buchhaltung führen wir selbst; eine externe Treuhandstelle ist nicht involviert.

Wir geben Personendaten nur bekannt, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, und ausschliesslich an folgende Empfänger:

• Hosting Ukraine LLC (ТОВ «Хостінг Україна»), Kyiv, Ukraine — Betrieb unserer Website, unserer E-Mail-Konten und unserer internen Offertanwendung; die Server befinden sich in Deutschland (siehe Ziffern 6, 8 und 16)
• Tally BV, Gent, Belgien — Anbieter unseres Online-Anfrage- und Buchungsformulars (siehe Ziffer 7)
• Google Ireland Ltd., Irland — Website-Analyse, vorbehältlich Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 13)
• Meta Platforms Ireland Ltd., Irland — Werbemessung, vorbehältlich Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 14)
• Zahlungsdienstleister und Banken — Abwicklung von Anzahlungen und Zahlungen
• Für Ihren Anlass eingesetzte Entertainer, Animatorinnen und Partnerbetriebe (beispielsweise für Dekoration, Verpflegung oder Technik) — diese erhalten ausschliesslich die für ihren Teil des Anlasses erforderlichen Angaben, etwa Datum, Ort, Programm und relevante Sicherheitshinweise
• Behörden, Gerichte und Rechtsberater — sofern wir gesetzlich zur Bekanntgabe verpflichtet sind oder die Bekanntgabe zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind, bearbeiten Personendaten als Auftragsbearbeiter auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.

6. Bekanntgabe ins Ausland

EU und EWR. Die Bekanntgabe an Empfänger in der EU und im EWR — insbesondere an Tally BV (Belgien) sowie an die in Deutschland stehenden Server unseres Hosting-Anbieters — erfolgt gestützt auf ein angemessenes Datenschutzniveau gemäss Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV).

Ukraine. Unser Hosting-Anbieter ist eine Gesellschaft mit Sitz in der Ukraine; die Server befinden sich in Deutschland. Da der Anbieter als ukrainische Gesellschaft administrativen Zugriff auf die Systeme hat, findet eine Bekanntgabe an einen Empfänger in der Ukraine statt. Für die Ukraine besteht kein Angemessenheitsbeschluss nach Anhang 1 DSV. Wir beschränken die auf dieser Infrastruktur bearbeiteten Daten auf das Notwendige und prüfen derzeit den Wechsel zu einem Anbieter mit Sitz in der Schweiz.

USA. Soweit Personendaten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden — insbesondere über Unterauftragsbearbeiter der in den Ziffern 7, 13, 14 und 15 beschriebenen Dienste — erfolgt dies gestützt auf das Swiss–U.S. Data Privacy Framework, sofern der Empfänger entsprechend zertifiziert ist, oder gestützt auf die Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche Schutzmassnahmen, gemäss Art. 16 und 17 DSG bzw. Kapitel V DSGVO.

7. Anfrage- und Buchungsformular (Tally)

Für Anfragen und Buchungen nutzen wir den Formulardienst Tally (Tally BV, Gent, Belgien).

Über einen Link auf unserer Website gelangen Sie auf eine separate, von Tally gehostete Seite. Solange Sie sich auf unserer Website bewegen, werden keine Daten an Tally übermittelt. Eine Übermittlung findet erst statt, wenn Sie die Formularseite öffnen und Ihre Angaben absenden.

Beim Absenden des Formulars werden die von Ihnen eingegebenen Angaben zusammen mit technischen Daten (IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt der Übermittlung) an Tally übermittelt und auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Tally handelt als unser Auftragsbearbeiter auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung einer Offerte und Abwicklung der Buchung.

Bekanntgabe ins Ausland: Belgien (EU), mit angemessenem Datenschutzniveau gemäss Anhang 1 DSV. Für den Versand der Formularbenachrichtigungen an uns setzt Tally zusätzlich SendGrid (Twilio Inc., USA) ein; zu den angewendeten Garantien siehe Ziffer 6.

Gesundheitsbezogene Angaben: Wenn Sie freiwillig Angaben zu Allergien, Ernährungsbedürfnissen oder anderen gesundheitsbezogenen Bedürfnissen eines teilnehmenden Kindes machen, handelt es sich um besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG bzw. Art. 9 DSGVO. Wir bearbeiten diese Angaben ausschliesslich zur Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Kinder an Ihrem Anlass, gestützt auf Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes im Formular erteilen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Nach Durchführung des Anlasses löschen wir diese Angaben.

Aufbewahrung: Formulareingaben werden spätestens 24 Monate nach Durchführung des Anlasses oder nach Absage der Anfrage gelöscht, vorbehältlich Ziffer 10.

Datenschutzerklärung von Tally: https://tally.so/help/privacy-policy

8. Interne Offert- und Kalkulationsanwendung (smeta.helloparty.ch)

Für die Erstellung von Offerten und Kalkulationen betreiben wir unter smeta.helloparty.ch eine eigene Anwendung. Darin werden folgende Angaben gespeichert: Name und Kontaktangaben der Kundin bzw. des Kunden, Datum und Ort des Anlasses, gewähltes Programm sowie Preis- und Rechnungsangaben.

Der Zugriff auf die Anwendung ist passwortgeschützt und ausschliesslich uns möglich. Gesundheitsbezogene Angaben werden in dieser Anwendung nicht gespeichert.

Die Anwendung wird auf derselben Infrastruktur betrieben wie unsere Website; zum Anbieter und zum Serverstandort siehe Ziffern 6 und 16.

9. Foto- und Videoaufnahmen an Anlässen

An von uns durchgeführten Anlässen können Fotografien und Videoaufnahmen entstehen, die wir zur Dokumentation unserer Arbeit und zur Bewerbung unserer Dienstleistungen auf unserer Website und auf Social-Media-Kanälen wie Instagram und Facebook verwenden.

Aufnahmen, auf denen Personen — insbesondere Kinder — erkennbar sind, werden ausschliesslich dann veröffentlicht, wenn die Kundin bzw. der Kunde und, bei Kindern, die Eltern oder die sorgeberechtigte Person vorgängig eingewilligt haben. Die Einwilligung wird im Rahmen der Buchung separat eingeholt und dokumentiert. Sie ist vollständig freiwillig; eine Verweigerung hat keinerlei Auswirkungen auf die von uns erbrachten Leistungen.

Sofern an einem Anlass weitere Kinder teilnehmen, obliegt es der Kundin bzw. dem Kunden, die jeweiligen Eltern über die geplanten Aufnahmen zu informieren.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen per E-Mail an info@helloparty.ch widerrufen. Nach einem Widerruf entfernen wir das betreffende Material innert angemessener Frist von unseren eigenen Kanälen. Wir weisen darauf hin, dass wir die Entfernung von Kopien, die bereits von Dritten geteilt oder heruntergeladen wurden, nicht garantieren können.

Material ohne Einwilligung wird ausschliesslich intern verwendet oder gelöscht.

10. Aufbewahrungsdauer

• Anfragen ohne Buchung: Löschung innert 24 Monaten nach dem letzten Kontakt
• Buchungs- und Anlassdaten: Aufbewahrung während der Dauer der Kundenbeziehung und 24 Monate darüber hinaus
• Gesundheitsbezogene Angaben zu Kindern: Löschung nach Durchführung des Anlasses
• E-Mail-Korrespondenz: Löschung nach 24 Monaten, soweit sie nicht Teil der Buchhaltungsunterlagen ist
• Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Quittungen, Verträge und zugehörige Korrespondenz): 10 Jahre gemäss Art. 958f OR
• Mit Einwilligung veröffentlichtes Bild- und Videomaterial: bis zum Widerruf der Einwilligung
• Server-Logfiles: maximal 6 Monate
• Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen: bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen

11. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen und Ausnahmen haben Sie das Recht:

• Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen (Art. 25 DSG; Art. 15 DSGVO)
• Unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 32 DSG; Art. 16 DSGVO)
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 32 DSG; Art. 17 DSGVO)
• Die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Der Bearbeitung zu widersprechen, insbesondere zu Zwecken der Direktwerbung (Art. 30 DSG; Art. 21 DSGVO)
• Die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen (Art. 28 DSG; Art. 20 DSGVO)
• Eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an info@helloparty.ch. Wir können vor der Beantwortung einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, https://www.edoeb.admin.ch) oder, soweit die DSGVO anwendbar ist, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaates zu beschweren.

12. Cookies und Tracking-Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir verwenden:

• Notwendige Cookies — erforderlich für Betrieb und Sicherheit der Website; sie werden ohne Einwilligung gesetzt
• Analyse-Cookies — helfen uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird
• Marketing-Cookies — dienen der Messung und Ausspielung relevanter Werbung

Analyse- und Marketing-Cookies sowie die in den Ziffern 13, 14 und 15 beschriebenen Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung über unseren Cookie-Banner aktiviert. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Banner ändern oder widerrufen.

13. Google Analytics

Vorbehältlich Ihrer Einwilligung in Analyse-Cookies setzen wir Google Analytics ein, einen Dienst der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies zur Auswertung der Websitenutzung. Die erzeugten Informationen (einschliesslich einer gekürzten Form Ihrer IP-Adresse) können an Google übermittelt und gespeichert werden, auch auf Servern der Google LLC in den USA. IP-Adressen werden anonymisiert.

Sie können die Bearbeitung verhindern, indem Sie Analyse-Cookies ablehnen oder das Browser-Add-on unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout installieren.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

14. Meta (Facebook) Pixel

Vorbehältlich Ihrer Einwilligung in Marketing-Cookies setzen wir den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein.

Der Meta Pixel ermöglicht die Messung der Wirksamkeit unserer Werbung und die Ausspielung relevanter Werbung. Meta kann dabei Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen und Informationen zu Ihrem Verhalten auf unserer Website bearbeiten und an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy/

15. Eingebettete YouTube-Videos

Unsere Website kann eingebettete Videos von YouTube enthalten, einem Dienst der Google Ireland Ltd. Die Inhalte werden erst nach Ihrer Einwilligung in Marketing-Cookies geladen. Nach dem Laden können Daten — einschliesslich Ihrer IP-Adresse — an YouTube und Google übermittelt werden, auch an Server in den USA. Soweit möglich verwenden wir den erweiterten Datenschutzmodus.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

16. Hosting, E-Mail und Server-Logfiles

Unsere Website, unsere E-Mail-Konten (@helloparty.ch) sowie unsere interne Offertanwendung (Ziffer 8) werden von Hosting Ukraine LLC (ТОВ «Хостінг Україна»), Kyiv, Ukraine, betrieben. Die Server befinden sich in Deutschland. Zur Bekanntgabe ins Ausland siehe Ziffer 6.

E-Mail: Die gesamte Korrespondenz, die über unsere @helloparty.ch-Adressen läuft, wird auf diesen Servern gespeichert.

Server-Logfiles: Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in Logfiles gespeichert, darunter IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten dienen ausschliesslich dem technischen Betrieb, der Stabilität und der Sicherheit der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL), passwortgeschützte Zugänge, Verschlüsselung der von uns genutzten Endgeräte sowie die sorgfältige Auswahl unserer Dienstleister.

Bei der Übertragung von Daten über das Internet kann keine vollständige Sicherheit gewährleistet werden. Insbesondere die Kommunikation per E-Mail ist ohne besondere Vereinbarung nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen unserer Dienstleistungen, der eingesetzten Dienste oder der Rechtslage zu berücksichtigen. Die aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar; das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.

19. Kontakt

Oleksandr Shaulskyi / Oryna Shaulska 
Rietlistrasse 11, 8172 Niederglatt, Schweiz info@helloparty.ch