Datenschutzerklärung

HELLO Party — helloparty.ch

Letzte Aktualisierung: 03.10.2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie HELLO Party (nachfolgend «wir», «uns») Ihre Personendaten erhebt, bearbeitet, bekanntgibt und schützt — in Übereinstimmung mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

HELLO Party Oleksandr Shaulskyi / Oryna Shaulska
Rietlistrasse 11, 8172 Niederglatt, Schweiz / Kaiserstuhlstrasse 74, 8172 Niederglatt, Schweiz

UID: CHE-412.589.211 / UID: CHE-184.864.403
E-Mail: info@helloparty.ch Website: https://helloparty.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

Identifikations- und Kontaktdaten Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Post- oder Rechnungsadresse.

Anlassdaten Datum, Zeit und Ort des Anlasses, gewähltes Programm, Anzahl Gäste, Alter der teilnehmenden Kinder sowie besondere Wünsche, die Sie uns mitteilen.

Daten über teilnehmende Kinder Vorname und Alter des Kindes bzw. der Kinder. Sofern Sie diese freiwillig angeben: Informationen zu Allergien, Ernährungsbedürfnissen oder anderen gesundheitsbezogenen Bedürfnissen. Solche Angaben gelten als besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG bzw. Art. 9 DSGVO und werden ausschliesslich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung bearbeitet (siehe Ziffer 7).

Kommunikationsdaten Inhalt Ihrer Korrespondenz mit uns per E-Mail, Telefon, WhatsApp, Online-Formular oder über soziale Netzwerke, einschliesslich Datum und Zeit der Kommunikation.

Zahlungs- und Rechnungsdaten Rechnungsangaben, Zahlungsreferenzen und Bestätigungen von Anzahlungen per TWINT oder Banküberweisung. Kreditkartennummern werden von uns nicht erhoben und nicht gespeichert.

Foto- und Videomaterial Fotografien und Videoaufnahmen, die an von uns durchgeführten Anlässen entstehen (siehe Ziffer 9).

Technische Daten IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf unsere Website.

Daten Dritter Wenn Sie uns Personendaten Dritter übermitteln — beispielsweise von teilnehmenden Kindern, anderen Eltern oder einer Kontaktperson der Location — bestätigen Sie, dass Sie zur Weitergabe dieser Daten berechtigt sind und die betroffenen Personen über diese Datenschutzerklärung informiert haben.

3. Zu welchen Zwecken wir Ihre Daten bearbeiten

Beantwortung von Anfragen und Erstellung von Offerten
Abschluss und Erfüllung des Vertrags über unsere Dienstleistungen
Planung, Organisation und Durchführung von Anlässen
Laufende Kommunikation mit Kundinnen und Kunden vor, während und nach einem Anlass
Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Kinder an unseren Anlässen
Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und administrativer Pflichten
Betrieb, Sicherheit und Verbesserung unserer Website
Marketing und Bewerbung unserer Dienstleistungen, einschliesslich der Veröffentlichung von Bildmaterial, sofern Sie eingewilligt haben
Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

4. Rechtsgrundlagen

Nach Schweizer Datenschutzrecht bedarf die Bearbeitung von Personendaten grundsätzlich keiner besonderen Rechtsgrundlage, sofern sie rechtmässig, verhältnismässig und nach Treu und Glauben erfolgt und den Ihnen mitgeteilten Zwecken entspricht. Wo eine Einwilligung erforderlich ist — insbesondere bei besonders schützenswerten Personendaten, bei nicht notwendigen Cookies und bei der Veröffentlichung von Bildmaterial — holen wir diese separat und ausdrücklich ein.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf:

Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a und, bei besonderen Datenkategorien, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Vertragserfüllung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Berechtigte Interessen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Empfänger und Datenbekanntgabe

Wir verkaufen, vermieten oder handeln Ihre Personendaten nicht. Die Buchhaltung führen wir selbst; eine externe Treuhandstelle ist nicht involviert.

Wir geben Personendaten nur bekannt, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, und ausschliesslich an folgende Empfänger:

Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz — Hosting unserer Website, unserer internen Offertanwendung und unserer E-Mail-Konten (@helloparty.ch); die Daten werden in der Schweiz gespeichert (siehe Ziffern 8 und 15)
Telegram (Telegram Messenger Inc.; Konzerngesellschaften u. a. Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE, sowie Gesellschaften auf den Britischen Jungferninseln) — Zustellung von Benachrichtigungen über neue Anfragen aus unserem Anfrageformular in unsere geschlossene interne Gruppe (siehe Ziffern 6 und 7)
Tally BV, Gent, Belgien — Anbieter unseres Online-Anfrage- und Buchungsformulars (siehe Ziffer 7)
Google Ireland Ltd., Irland — YouTube-Videos, erst nach Klick auf «Abspielen» (siehe Ziffer 14)
Meta Platforms Ireland Ltd., Irland — Werbemessung, vorbehältlich Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 13)
WhatsApp Ireland Ltd., Irland — Nachrichtenaustausch, wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren (siehe Ziffer 7)
Zahlungsdienstleister und Banken — Abwicklung von Anzahlungen und Zahlungen
Für Ihren Anlass eingesetzte Entertainer, Animatorinnen und Partnerbetriebe (beispielsweise für Dekoration, Verpflegung oder Technik) — diese erhalten ausschliesslich die für ihren Teil des Anlasses erforderlichen Angaben, etwa Datum, Ort, Programm und relevante Sicherheitshinweise
Behörden, Gerichte und Rechtsberater — sofern wir gesetzlich zur Bekanntgabe verpflichtet sind oder die Bekanntgabe zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind, bearbeiten Personendaten als Auftragsbearbeiter auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.

6. Bekanntgabe ins Ausland

EU und EWR. Die Bekanntgabe an Empfänger in der EU und im EWR — insbesondere an Tally BV (Belgien) — erfolgt gestützt auf ein angemessenes Datenschutzniveau gemäss Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV).

Telegram (VAE, Britische Jungferninseln und weitere Länder). Benachrichtigungen über Anfragen aus unserem Anfrageformular (Ziffer 7) werden über den Dienst Telegram übermittelt, dessen Server sich ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR befinden können, auch in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss gemäss Anhang 1 DSV. Die Bekanntgabe erfolgt, weil sie in unmittelbarem Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage und dem Abschluss eines Vertrags steht (Art. 17 Abs. 1 lit. b DSG; Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nachrichten erhält ausschliesslich die geschlossene interne Gruppe von HELLO Party.

USA. Soweit Personendaten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden — insbesondere über Unterauftragsbearbeiter der in den Ziffern 7, 13 und 14 beschriebenen Dienste — erfolgt dies gestützt auf das Swiss–U.S. Data Privacy Framework, sofern der Empfänger entsprechend zertifiziert ist, oder gestützt auf die Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche Schutzmassnahmen, gemäss Art. 16 und 17 DSG bzw. Kapitel V DSGVO.

7. Anfrage- und Buchungsformular (Tally)

Für Anfragen und Buchungen nutzen wir den Formulardienst Tally (Tally BV, Gent, Belgien).

Das Formular ist in unsere Website eingebunden und öffnet sich in einem Fenster, wenn Sie auf «Anfragen» klicken. Erst dann lädt Ihr Browser das Formular von den Servern von Tally; solange Sie nur unsere Website ansehen, werden keine Daten an Tally übermittelt. Ihre Angaben werden übermittelt, wenn Sie das Formular absenden.

Das Buchungsformular, das Sie nach Bestätigung des Datums erhalten, öffnet sich über einen Link auf einer separaten Seite von Tally.

Beim Absenden des Formulars werden die von Ihnen eingegebenen Angaben zusammen mit technischen Daten (IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt der Übermittlung) an Tally übermittelt und auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Tally handelt als unser Auftragsbearbeiter auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

Über das Formular erheben wir: Datum der Party, PLZ und Ort, Anzahl Kinder, Alter des Geburtstagskindes (freiwillig), Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, ob wir Sie per WhatsApp kontaktieren dürfen, E-Mail-Adresse und Kommentar (freiwillig), gewünschte Zusatzleistungen (freiwillig) sowie automatisch die Seite, von der aus Sie das Formular geöffnet haben (Programm, Adresse der Seite, Sprache).

Zu jeder Anfrage über das Anfrageformular erhalten wir eine Benachrichtigung mit allen darin gemachten Angaben in unserer geschlossenen internen Telegram-Gruppe (siehe Ziffer 6). Die Angaben aus dem Buchungsformular werden nicht an Telegram übermittelt: Sie gehen an unsere Offertanwendung (Ziffer 8) und an unsere E-Mail-Adresse.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung einer Offerte und Abwicklung der Buchung.

Bekanntgabe ins Ausland: Belgien (EU), mit angemessenem Datenschutzniveau gemäss Anhang 1 DSV. Für den Versand der Formularbenachrichtigungen an uns setzt Tally zusätzlich SendGrid (Twilio Inc., USA) ein; zu den angewendeten Garantien siehe Ziffer 6.

Gesundheitsbezogene Angaben: Wenn Sie freiwillig Angaben zu Allergien, Ernährungsbedürfnissen oder anderen gesundheitsbezogenen Bedürfnissen eines teilnehmenden Kindes machen, handelt es sich um besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG bzw. Art. 9 DSGVO. Wir bearbeiten diese Angaben ausschliesslich zur Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Kinder an Ihrem Anlass, gestützt auf Ihre ausdrückliche Einwilligung. Bitte machen Sie solche Angaben nicht im Formular; wir besprechen sie bei Bedarf persönlich mit Ihnen und holen dabei Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Nach Durchführung des Anlasses löschen wir diese Angaben.

Aufbewahrung: Formulareingaben werden spätestens 24 Monate nach Durchführung des Anlasses oder nach Absage der Anfrage gelöscht, vorbehältlich Ziffer 10.

Datenschutzerklärung von Tally: https://tally.so/help/privacy-policy

Kontakt über WhatsApp: Wenn Sie im Formular angeben, dass wir Sie per WhatsApp kontaktieren dürfen, oder uns über die WhatsApp-Schaltflächen auf unserer Website schreiben, erfolgt die Kommunikation über WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd., Irland). Die Schaltflächen sind einfache Links; Daten werden erst übermittelt, wenn Sie darauf klicken.

8. Interne Offert- und Kalkulationsanwendung (smeta.helloparty.ch)

Für die Erstellung von Offerten und Kalkulationen betreiben wir unter smeta.helloparty.ch eine eigene Anwendung. Darin werden folgende Angaben gespeichert: Name und Kontaktangaben der Kundin bzw. des Kunden, Datum und Ort des Anlasses, gewähltes Programm sowie Preis- und Rechnungsangaben.

Der Zugriff auf die Anwendung ist passwortgeschützt und ausschliesslich uns möglich. Gesundheitsbezogene Angaben werden in dieser Anwendung nicht gespeichert.

Die Anwendung wird auf derselben Infrastruktur betrieben wie unsere Website — bei Infomaniak in der Schweiz (siehe Ziffer 15).

9. Foto- und Videoaufnahmen an Anlässen

An von uns durchgeführten Anlässen können Fotografien und Videoaufnahmen entstehen, die wir zur Dokumentation unserer Arbeit und zur Bewerbung unserer Dienstleistungen auf unserer Website und auf Social-Media-Kanälen wie Instagram und Facebook verwenden.

Aufnahmen, auf denen Personen — insbesondere Kinder — erkennbar sind, werden ausschliesslich dann veröffentlicht, wenn die Kundin bzw. der Kunde und, bei Kindern, die Eltern oder die sorgeberechtigte Person vorgängig eingewilligt haben. Die Einwilligung wird im Rahmen der Buchung separat eingeholt und dokumentiert. Sie ist vollständig freiwillig; eine Verweigerung hat keinerlei Auswirkungen auf die von uns erbrachten Leistungen.

Sofern an einem Anlass weitere Kinder teilnehmen, obliegt es der Kundin bzw. dem Kunden, die jeweiligen Eltern über die geplanten Aufnahmen zu informieren.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen per E-Mail an info@helloparty.ch widerrufen. Nach einem Widerruf entfernen wir das betreffende Material innert angemessener Frist von unseren eigenen Kanälen. Wir weisen darauf hin, dass wir die Entfernung von Kopien, die bereits von Dritten geteilt oder heruntergeladen wurden, nicht garantieren können.

Material ohne Einwilligung wird ausschliesslich intern verwendet oder gelöscht.

10. Aufbewahrungsdauer

Anfragen ohne Buchung: Löschung innert 24 Monaten nach dem letzten Kontakt
Buchungs- und Anlassdaten: Aufbewahrung während der Dauer der Kundenbeziehung und 24 Monate darüber hinaus
Gesundheitsbezogene Angaben zu Kindern: Löschung nach Durchführung des Anlasses
E-Mail-Korrespondenz: Löschung nach 24 Monaten, soweit sie nicht Teil der Buchhaltungsunterlagen ist
Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Quittungen, Verträge und zugehörige Korrespondenz): 10 Jahre gemäss Art. 958f OR
Mit Einwilligung veröffentlichtes Bild- und Videomaterial: bis zum Widerruf der Einwilligung
Server-Logfiles: maximal 6 Monate
Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen: bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen

11. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen und Ausnahmen haben Sie das Recht:

Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen (Art. 25 DSG; Art. 15 DSGVO)
Unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 32 DSG; Art. 16 DSGVO)
Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 32 DSG; Art. 17 DSGVO)
Die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
Der Bearbeitung zu widersprechen, insbesondere zu Zwecken der Direktwerbung (Art. 30 DSG; Art. 21 DSGVO)
Die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen (Art. 28 DSG; Art. 20 DSGVO)
Eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an info@helloparty.ch. Wir können vor der Beantwortung einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, https://www.edoeb.admin.ch) oder, soweit die DSGVO anwendbar ist, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaates zu beschweren.

12. Cookies und Tracking-Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir verwenden:

Notwendige Cookies — erforderlich für Betrieb und Sicherheit der Website; sie werden ohne Einwilligung gesetzt
Marketing-Cookies — dienen der Messung und Ausspielung relevanter Werbung

Marketing-Cookies und der in Ziffer 13 beschriebene Dienst werden erst nach Ihrer Einwilligung über unseren Cookie-Banner aktiviert. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Banner ändern oder widerrufen.

13. Meta (Facebook) Pixel

Vorbehältlich Ihrer Einwilligung in Marketing-Cookies setzen wir den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein.

Der Meta Pixel ermöglicht die Messung der Wirksamkeit unserer Werbung und die Ausspielung relevanter Werbung. Meta kann dabei Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen und Informationen zu Ihrem Verhalten auf unserer Website bearbeiten und an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy/

14. Eingebettete YouTube-Videos

Videos auf unserer Website werden erst geladen, wenn Sie auf «Abspielen» klicken. Bis dahin zeigen wir ein Vorschaubild von unserem eigenen Server; es werden keine Daten an YouTube übermittelt. Nach dem Klick wird das Video im erweiterten Datenschutzmodus über youtube-nocookie.com von YouTube, einem Dienst der Google Ireland Ltd., Irland, geladen. Dabei werden u. a. Ihre IP-Adresse und technische Daten an Google übermittelt, auch an Server in den USA.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

15. Hosting, E-Mail und Server-Logfiles

Unsere Website, unsere E-Mail-Konten (@helloparty.ch) sowie unsere interne Offertanwendung (Ziffer 8) werden bei Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz, gehostet. Die Daten werden in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert.

E-Mail: Die gesamte Korrespondenz über unsere @helloparty.ch-Adressen sowie automatische E-Mails unserer Website und der Offertanwendung werden auf den Servern von Infomaniak in der Schweiz bearbeitet und gespeichert.

Server-Logfiles: Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in Logfiles gespeichert, darunter IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten dienen ausschliesslich dem technischen Betrieb, der Stabilität und der Sicherheit der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL), passwortgeschützte Zugänge, Verschlüsselung der von uns genutzten Endgeräte sowie die sorgfältige Auswahl unserer Dienstleister.

Bei der Übertragung von Daten über das Internet kann keine vollständige Sicherheit gewährleistet werden. Insbesondere die Kommunikation per E-Mail ist ohne besondere Vereinbarung nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen unserer Dienstleistungen, der eingesetzten Dienste oder der Rechtslage zu berücksichtigen. Die aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar; das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.

18. Kontakt

Oleksandr Shaulskyi
Rietlistrasse 11, 8172 Niederglatt, Schweiz
Oryna Shaulska
Kaiserstuhlstrasse 74, 8172 Niederglatt, Schweiz
info@helloparty.ch